Si vienes de otro sistema, de un Excel o de un cuaderno, puedes pasar a Fitco tu lista de clientes y las membresías que ya tienen pagadas, sin cargarlos uno por uno y sin esperar a soporte. Descargas una plantilla, la llenas y la subes. El sistema revisa el archivo completo antes de importar nada.
Las dos migraciones disponibles
| Usuarios Activos/Inactivos | Usuarios Activos/Planes |
¿Qué carga? | Solo clientes (datos de contacto) | Clientes + sus membresías vigentes |
Hojas del Excel | 1 hoja: Clientes | 2 hojas: Clientes y Membresías |
¿Se puede repetir? | Sí, las veces que necesites | No. Se ejecuta una sola vez por sede |
¿Cuándo usarla? | Para cargar o actualizar tu base de clientes | Para el corte inicial: qué plan tiene cada socio y hasta cuándo |
⚠️ Importante: la migración de Usuarios Activos/Planes es de una sola oportunidad. Cuando termina, la pantalla queda bloqueada. Revisa tu Excel con calma antes de subirlo.
Antes de empezar tener listo:
Una cuenta del personal de tu sede con el permiso Ejecutar migraciones (abajo te explicamos cómo darlo). Las cuentas internas de Fitco no pueden ejecutar migraciones, por eso la carga la hace siempre tu equipo.
La lista de clientes de tu sistema anterior, con al menos el correo y el nombre de cada uno.
Si vas a migrar membresías: tus planes ya creados en Fitco y, por cada socio, qué plan tiene, desde cuándo, hasta cuándo y cuánto pagó.
Excel para llenar la plantilla. Guarda siempre como .xlsx (máximo 10 MB). Si usas Mac con Numbers, exporta el archivo como Excel (.xlsx).
Paso 1: Activa el permiso "Ejecutar migraciones"
El administrador de tu sede puede asignarlo directamente, sin escribir a soporte.
Ve a Configuración → Roles.
Busca el rol de la persona que hará la migración y haz clic en el ícono de editar (lápiz).
En el buscador de permisos escribe migra y presiona Enter. También lo encuentras en Marketing y experiencia → Establecimientos.
Marca Ejecutar migraciones y haz clic en Guardar.
Cierra sesión y vuelve a entrar. El permiso recién se activa al volver a iniciar sesión.
Al final del menú Configuración verás dos opciones nuevas: Migración de Usuarios Activos/Inactivos y Migración de Usuarios Activos/Planes.
¿No aparecen? Casi siempre es porque no se cerró sesión después de dar el permiso. Sal, vuelve a entrar y, si siguen sin aparecer, borra la caché del navegador. Si aun así no las ves, escríbenos por el chat.
Migración de Usuarios Activos/Inactivos (solo clientes)
Úsala para cargar tu base de clientes. Si algo sale mal, corriges el Excel y lo vuelves a subir.
1. Descarga la plantilla
Entra a Configuración → Migración de Usuarios Activos/Inactivos y haz clic en Descargar plantilla. Empieza siempre desde esta plantilla. El botón ¿Qué va en cada columna? te muestra en pantalla qué significa cada columna, con un ejemplo.
2. Llena la hoja Clientes
Escribe una fila por cliente, empezando en la fila 2. Solo el correo y el nombre son obligatorios.
Columna | Qué escribir | ¿Obligatoria? | Ejemplo |
clientMail | Correo del cliente. Es su identificador en Fitco | Sí | |
clientName | Nombres | Sí | María |
clientLastName | Apellidos | No | Pérez Díaz |
clientPhone | Teléfono, solo números (6 a 15 dígitos) | No | 987654321 |
clientAlerts | Nota que ve tu personal al atender (lesiones, avisos) | No | Lesión de rodilla |
birthDate | Fecha de nacimiento en formato AAAA-MM-DD | No | 1990-05-21 |
gender | M, F o vacío | No | F |
clientDni | Documento, sin puntos ni guiones | No | 45678912 |
emergencyName | Nombre del contacto de emergencia | No | Juan Pérez |
emergencyPhone | Teléfono de emergencia, solo números | No | 912345678 |
address | Dirección | No | Av. Larco 123, Miraflores |
Tres reglas que no se pueden romper:
No cambies los nombres de la fila 1. El sistema busca las columnas por ese nombre exacto.
No cambies el nombre de la hoja (Clientes).
No dejes filas de ejemplo: todo lo que esté en la hoja se importa.
¿Y si el correo ya existe? El correo es la llave de cada cliente, así que nadie se duplica:
Si no existe, se crea el cliente en tu sede.
Si ya existe en tu sede, se actualizan sus datos con los del Excel.
Si la persona ya usa Fitco en otro centro, se suma a tu sede con el nombre y apellido de tu Excel.
3. Sube el archivo y ejecuta
Haz clic en Seleccionar archivo, elige tu Excel y presiona Ejecutar migración. Revisa el resultado como se explica en Cómo leer el resultado, más abajo.
4. Verifica
Que el total de clientes haya subido en lo esperado.
Busca 2 o 3 personas por nombre y confirma que sus datos estén completos.
Si cargaste alertas, abre un cliente y confirma que se vean.
Cómo leer el resultado
Al ejecutar, el sistema primero revisa todo el archivo y recién después importa. Puede pasar una de tres cosas:
Si ves… | Significa | Qué hacer |
🔴 "No se ejecutó la migración" | Hay errores. No se guardó ninguna fila | Corrige el Excel según la lista y vuelve a subirlo |
🟡 "Revisa antes de continuar" | Hay advertencias. El archivo es válido, pero algo conviene revisar | Léelas y elige: Corregir el archivo o Sí, migrar de todas formas |
🟢 "Migración completada" | Todo salió bien | Verifica los datos en Fitco |
La lista de errores indica la fila, la columna y qué corregir. Puedes bajarla en Excel con Descargar lista. Abajo de la pantalla, el Historial de migraciones guarda la fecha, el tipo, el resultado y los registros de cada carga.
Errores frecuentes
Mensaje | Qué hacer |
Falta la columna obligatoria "X" | Descarga la plantilla de nuevo y copia tus datos ahí |
El correo es obligatorio / no tiene un formato válido | Completa o corrige el correo, o borra la fila |
El correo "X" se repite | Deja una sola fila por persona |
El nombre es obligatorio | Completa el nombre o borra la fila |
El teléfono debe tener solo dígitos | Quita espacios, guiones y paréntesis |
La fecha de nacimiento no es válida / está en el futuro | Escríbela como 1990-05-21. Si está en el futuro, casi siempre son el día y el mes invertidos |
El género no es válido | Solo M, F o vacío |
Si algo sale mal
Mensaje | Qué hacer |
Tu rol no tiene el permiso "Ejecutar migraciones" | Vuelve al Paso 1 y recuerda cerrar sesión y entrar de nuevo |
Solo se aceptan archivos Excel (.xlsx) | En Excel: Guardar como → Libro de Excel (.xlsx) |
El archivo supera el máximo de 10 MB | Borra hojas, formatos e imágenes que no uses, o divide la información en dos cargas |
La migración no se completó y no se guardó ningún cambio | Vuelve a intentarlo |
La migración se interrumpió después de importar N filas | No la vuelvas a intentar. Escríbenos por el chat |
Hasta aquí seguimos los pasos para subir o actualizar la información de tus clientes.
¿Tienes membresías en curso? En este artículo te enseñamos cómo subir toda la información de esas membresías a tus usuarios.
Si necesitas ayuda, escríbenos aquí indicando el nombre de tu sede, la fecha y hora de la carga, el mensaje que viste y, si puedes, el Excel que subiste.